Komunikacja online stała się nieodłącznym elementem pracy i edukacji. Spotkania, szkolenia i webinary ułatwiają wymianę wiedzy, jednak rosnąca liczba cyfrowych aktywności oraz powiadomień utrudnia utrzymanie koncentracji. Według danych najbardziej obciążeni komunikacją użytkownicy otrzymują średnio 275 sygnałów dziennie, a w podstawowych godzinach pracy kolejne zaproszenie na spotkanie, e-mail lub wiadomość na czacie dociera do nich średnio co dwie minuty. Dla organizatorów spotkań i webinarów oznacza to potrzebę zadbania o odpowiednią długość wydarzeń, sposób przekazywania informacji i angażowanie uczestników.   

Niemal połowa Polaków chce spotkań trwających 15-20 minut

Niemal połowa respondentów (47 proc.) uważa, że spotkanie online powinno trwać 15-20 minut - wynika z najnowszego badania ClickMeeting, polskiej platformy do organizacji webinarów i spotkań online. Kolejne 21 proc. wskazuje 30-45 minut, a 29 proc. dopuszcza, w zależności od potrzeb, rozmowy trwające nawet ponad godzinę. Skrócenie spotkań jako sposób na poprawę koncentracji wybiera 50 proc. osób w wieku 18-29 lat, wobec 31 proc. badanych w wieku 62 lat i więcej. 

Nie każde wydarzenie online powinno trwać kilkanaście minut - jego długość i forma zależą od celu. Cykliczne wystąpienia CEO, komunikaty zarządu czy prezentacje wyników finansowych można udostępniać jako webinary na żądanie lub automatyczne, odtwarzane w zaplanowanym terminie. Pozwala to ograniczyć liczbę spotkań w kalendarzach pracowników i zapewnić dostęp do informacji niezależnie od miejsca i czasu pracy.

Gen Z traci koncentrację już po dwóch spotkaniach

Wśród uczestników spotkań online z pokolenia Gen Z (18-29 lat) 44 proc. deklaruje spadek koncentracji i efektywności już po pierwszej lub drugiej rozmowie, a 93 proc. - najpóźniej po czwartej. W grupie millenialsów (30-46 lat) ten drugi odsetek wynosi 81 proc., a wśród osób w wieku 47-61 lat - 76 proc. Choć spadek koncentracji dotyczy wszystkich analizowanych grup wiekowych, najmłodsi uczestnicy spotkań online deklarują go najczęściej. Różnice między Gen Z a millenialsami wskazują, że nawet wśród osób przyzwyczajonych do komunikacji cyfrowej kilka kolejnych rozmów może utrudniać utrzymanie uwagi i efektywne wykonywanie obowiązków.

Wyniki badania mogą być wskazówką dla organizatorów webinarów i szkoleń online, szczególnie kierowanych do młodszych odbiorców. W warunkach przeciążenia komunikacją cyfrową coraz trudniej utrzymać uwagę uczestników. Pomocne mogą być interaktywne elementy wydarzeń, takie jak ankiety, czat czy sesje Q&A, które zachęcają do aktywnego udziału i pozwalają wpływać na przebieg spotkania.

Przerwy i krótsze spotkania ważniejsze od notatek AI

Najwięcej badanych wskazuje, że w utrzymaniu koncentracji i efektywności pomogłyby im odpowiednie przerwy między spotkaniami (43 proc.) oraz krótsze rozmowy (39 proc.). Dla 35 proc. pomocne byłyby podsumowania mailowe, 29 proc. wybiera agendę przesłaną wcześniej, a 28 proc. – jasne określenie kolejnych zadań i osób odpowiedzialnych za ich realizację. Najmłodsi częściej niż starsi respondenci oczekują uporządkowania przebiegu spotkań. W grupie 18-29 lat 47 proc. wskazuje podsumowania mailowe, 39 proc. wcześniejsze przesłanie agendy, a 38 proc. ustalenia dalszych kroków. Wśród osób w wieku 62 lat i więcej odsetki te wynoszą odpowiednio 25, 24 i 22 proc. Mimo rosnącej popularności sztucznej inteligencji notatki generowane przez AI jako sposób na poprawienie efektywności spotkań wybiera 11 proc. badanych. Wśród najmłodszych jest to 23 proc., nadal mniej niż w przypadku krótszych spotkań (50 proc.) czy podsumowań mailowych (47 proc.).

- W dobie rosnącej liczby treści tworzonych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji szczególnego znaczenia nabiera bezpośrednia interakcja z odbiorcami. Nie każda prezentacja czy aktualizacja firmowa wymaga zorganizowania kolejnego spotkania na żywo. Jeśli celem jest wyłącznie przekazanie wiedzy, często wystarczy wcześniej przygotowany webinar, który pracownicy mogą obejrzeć w dogodnym momencie. Z kolei tam, gdzie potrzebna jest dyskusja, możliwość zadania pytania czy wspólnego wypracowania rozwiązania, warto postawić na spotkanie lub webinar na żywo - komentuje Martyna Grzegorczyk, Marketing Manager ClickMeeting. 

Niepotrzebne spotkania mogą kosztować firmy miliony

Problem ma również wymiar finansowy. Dane z 2026 r. z siedmiu krajów, w tym Niemiec, USA i Wielkiej Brytanii, wskazują że 58 proc. spotkań jest postrzeganych jako niepotrzebne. Według szacunków autorów raportu pracownicy tracą na nieefektywnych spotkaniach równowartość 26 dni roboczych rocznie. W przypadku dużych przedsiębiorstw łączne koszty niepotrzebnych spotkań, problemów technicznych i dodatkowej pracy mogą przekraczać 130 mln dolarów rocznie.

- Każde niepotrzebne spotkanie to czas, który można byłoby przeznaczyć na realizację konkretnych zadań. Dlatego warto zwrócić uwagę na długość rozmów, odpowiednie przerwy i czas na pracę wymagającą skupienia. Wyniki naszego badania pokazują, że właśnie takie proste rozwiązania są dla respondentów ważniejsze niż kolejne funkcje technologiczne. Narzędzia cyfrowe wspierają organizację spotkań, ale o ich efektywności w dużej mierze decyduje sposób pracy zespołu - komentuje Martyna Grzegorczyk, Marketing Manager ClickMeeting. 

Platforma ClickMeeting umożliwia prowadzenie spotkań online bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania oraz korzystanie z narzędzi wspierających ich organizację.